Γιατί και Πως να συμμετέχω σε Εμπορική Έκθεση – Εταιρική Αποστολή

Οι εμπορικές εκθέσεις είναι εκδηλώσεις που διοργανώνονται συνήθως μία φορά το χρόνο από εμπορικές ενώσεις ενός κλάδου και αποσκοπούν στη μαζική προώθηση και προβολή προϊόντων και υπηρεσιών. Άτομα και επιχειρήσεις συμμετέχουν με σκοπό την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Παραμένουν εξαιρετικά δημοφιλής, καθώς κάθε χρόνο διοργανώνονται χιλιάδες εκθέσεις διαφόρων κλάδων και βιομηχανιών.

Υπάρχουν πολύ λόγοι για να συμμετέχει μία εταιρεία σε μια εμπορική έκθεση – επιχειρηματική αποστολή και οι κυριότεροι είναι:

• Αύξηση πωλήσεων σε υφιστάμενους ή δυνητικούς πελάτες
• Ενίσχυση των σχέσεων με υφιστάμενους πελάτες
• Προώθηση νέων προϊόντων και υπηρεσιών
• Testing νέων προϊόντων και υπηρεσιών και αξιολόγηση της απήχησης
• Άνοιγμα νέων αγορών και περιοχών – Εξαγωγές
• Ενίσχυση του brand της επιχείρησης
• Πωλήσεις σε άλλους εκθέτες

Τα πλεονεκτήματα που παρέχουν οι εμπορικές εκθέσεις είναι η αμεσότητα 3T (Taste, Touch, Try) και η οικονομία πόρων, καθώς προσφέρουν επαφή με χιλιάδες επισκέπτες με μικρό σχετικά κόστος. Εν ολίγοις, αποτελούν έναν εξαιρετικό τρόπο αύξησης των αναγνωρισιμότητας του brand και ένα οικονομικά αποδοτικό μέσο για την προσέλκυση νέων πελατών.

Με ποια κριτήρια να επιλέξετε να συμμετάσχετε σε μία εμπορική έκθεση:

• Αναζητήστε έναν κατάλογο με τις εκθέσεις που διοργανώνονται και αφορούν τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείστε
• Αξιολογήστε και επιλέξτε ανάλογα με τη σημαντικότητα, την εμβέλεια και τη διαχρονικότητα της εκάστοτε έκθεσης
• Το αντικείμενο της έκθεσης που θα επιλέξετε θα πρέπει να καλύπτει το εύρος των προϊόντων και των υπηρεσιών σας
• Πριν λάβετε την τελική σας απόφαση θα πρέπει να υπολογίσετε το κόστος συμμετοχής και να το συγκρίνετε με τις υπόλοιπες επιλογές σας.

Πώς θα προετοιμάσετε τη συμμετοχή σας:

   1. ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ

Καταρτίστε έναν λεπτομερή προϋπολογισμό για τα έξοδα συμμετοχής. Τα έξοδα αυτά αφορούν τα μεταφορικά, το κόστος διαμονής, την ενοικίαση και το σχεδιασμό του περιπτέρου, το προωθητικό και διαφημιστικό υλικό, τα συστήματα προβολής, την απόκτηση του λοιπού εξοπλισμού κ.α. Το budget, κατά προσέγγιση, πρέπει να κατανέμεται 10% στο marketing, 55% στο ενοίκιο, τη διακόσμηση και τη λειτουργία του περιπτέρου, 15% μετακίνηση, διαμονή, 12% σε έντυπο και προωθητικό υλικό, 5% σε έρευνα, follow up, αξιολόγηση και 3% σε λοιπά έξοδα.

 2. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΠΕΡΙΠΤΕΡΟΥ

Ένα από τα πιο σημαντικά θέματα που πρέπει να εξετάσετε είναι η θέση του περιπτέρου. Προνομιακές θεωρούνται οι θέσεις που είναι δεξιά ή στο κέντρο, κοντά σε σκάλες, εισόδους, εξόδους και σημεία όπου συνωστίζονται οι επισκέπτες. Αποφύγετε θέσεις που έχουν χαμηλά ταβάνια, έχουν κολώνες, έχουν κακό φωτισμό και βρίσκονται σε τυφλά σημεία ή είναι κοντά στο εστιατόριο.

Ο χώρος σας θα πρέπει να είναι απλός αλλά ελκυστικός, να είναι διακοσμημένος με ουδέτερα χρώματα, μοντέρνα έπιπλα και να διαθέτει καλό και στρατηγικά επιλεγμένο φωτισμό. Το περίπτερο πρέπει να παρουσιάζει τα τεχνικά και τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των εκθεμάτων. Για να είναι ευδιάκριτο το brand χρησιμοποιήστε πρόσθετα μέσα παρουσίασης όπως συστήματα προβολής, μοντέλα, γραφήματα, βίντεο, ζωντανές παρουσιάσεις και άλλα οπτικοακουστικά μέσα. Γίνετε δημιουργικοί με την διακόσμηση και τα γραφικά του περιπτέρου. Τέλος, τα εκθέματα πρέπει να έχουν ευδιάκριτη παρουσίαση, να είναι ολοκληρωμένα χωρίς ατέλειες, να ανταποκρίνονται στις σύγχρονες τεχνολογικές εξελίξεις, να συνοδεύονται από αντίστοιχο πληροφοριακό υλικό και εάν είναι δυνατόν να είναι σε κίνηση ή λειτουργία. (55% του budget)

3. ΥΛΙΚΟ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

Κατά τη συμμετοχή σας σε μία έκθεση θα χρειαστείτε απαραίτητα το κατάλληλο υλικό επικοινωνίας που θα κινητοποιήσει και θα προσελκύσει το κοινό στο οποίο στοχεύετε και το οποίο θα ενισχύσει την εικόνα της επιχείρησής σας. (12% του budget)

Θα χρειαστείτε:

• Επαγγελματικός Κατάλογος: Πολυσέλιδο διαφημιστικό που παρουσιάζει τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας και αποτελεί την κορωνίδα των εταιρικών εντύπων σας. Εκτυπωμένο σε μία ή περισσότερες γλώσσες.
• Διαφημιστικό Φυλλάδιο: Μονόφυλλο διαφημιστικό που παρουσιάζει μεμονωμένα προϊόντα και υπηρεσίες. Τοποθετούνται κοντά στο έκθεμα που περιγράφουν
• Έντυπο εταιρικής κοινωνικής ευθύνης, έντυπο με τα σημείων πώλησης και έντυπο διακεκριμένων πελατών
• Επαγγελματικές Κάρτες
• Folder & Εταιρικοί Φάκελοι: Ένας επαγγελματικός τρόπος παρουσίασης των διαφημιστικών και των τιμοκαταλόγων σας
• Επιστολόχαρτα
• Μουσαμάδες και Αυτοκόλλητα: Χρησιμοποιούνται για τη διακόσμηση των τοίχων του περιπτέρου σας και προβάλλουν το brand και τα προϊόντα σας.
• Roll Up Banners
• Εταιρικές Σημαίες
• Επιχειρηματικά Δώρα & Μαγνητάκια
• Φόρμες Follow Up

Με 20 χρόνια εμπειρίας στον κλάδο των γραφικών τεχνών, το Τυπογραφείο Blueprint σας προσφέρει μία τεράστια γκάμα επιλογών στον τομέα των εκτυπώσεων εντύπων για εμπορικές εκθέσεις και εταιρικών αποστολών. Επικοινωνήστε μαζί μας και όλα τα υπόλοιπα θα τα αναλάβει το εξειδικευμένο προσωπικό μας.

4. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΚΑΙ FOLLOW UP ΕΠΑΦΩΝ

Κριτήρια για να αξιολογήσετε τη συμμετοχή σας σε μία έκθεση είναι:

• Οι αναφορές του προσωπικού και των επισκεπτών
• Ο αριθμός και η ποιότητα των νέων επαφών
• Οι πωλήσεις που ήταν αποτέλεσμα της έκθεσης
• Η ενίσχυση την εταιρικής εικόνας
• Η συσχέτιση του κόστους με την τελική ωφέλεια
• Η σύγκριση με παλαιότερες συμμετοχές σε άλλες εκθέσεις

Για τη διαδικασία follow up θα χρειαστείτε τη δημιουργία μιας κατάστασης όπου θα καταγράφετε:

• Τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας
• Θέση και ιδιότητα του επισκέπτη
• Αντικείμενο επισκέπτη
• Ενδιαφέρον επισκέπτη
• Σχόλια
• Πληροφορίες για ποσότητα/ποιότητα/ χρόνο παράδοσης/προδιαγραφές

Στο τέλος, θα πρέπει να ιεραρχήσετε τις επαφές και τα στοιχεία που έχετε συγκεντρώσει και να στείλετε ευχαριστήριες επιστολές και διαφημιστικό υλικό. Πολύ σημαντική είναι η τηλεφωνική επικοινωνία με τους δυνητικούς σας πελάτες και η σταδιακή δημιουργία γέφυρας συνεργασίας.